「これからショールームの新設・改修プロジェクトショールーム制作プロジェクトを進めるにあたって、プロジェクトチームを作りたい！」
「プロジェクトのチームビルディングを行う際に、何に気を付ければいいの？」
ショールームの新設・改修プロジェクトを立案・推進するチームを作る際に、上記のように悩んでいる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。ショールームに関するチームビルディングにはポイントがあり、あらかじめ知っておくことでプロジェクトの進行がスムーズになり、成功に近づきます。
今回の記事では、ショールームプロジェクトのチームビルディングのポイント、社内体制構築のイメージなどを解説します。これからショールームプロジェクトを本格的に進める際に、ぜひ参考にしてみてください。
Index
■ショールームの新設・改修プロジェクトにおけるメンバー選定で意識すべきポイント
■ショールームの新設・改修プロジェクトにおける社内体制構築のイメージ
■プロジェクトのチームビルディングにおけるメンバー選定後にやっておくべき4つのこと
■ショールームの新設・改修プロジェクトにおけるメンバー選定で意識すべきポイント
ショールームプロジェクトのメンバー選定で意識すべきポイントとして、以下2つが主に挙げられます。
- プロジェクトチームの核となる部門横断組織を作る
- 社内他部署の巻き込みを積極的に行う
ショールームプロジェクトにおいては中心となるメンバーをだれにするか、また巻き込むタイミングなど、体制を組んでいくプロセスもチームビルディングにおいて重要です。
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
①プロジェクトチームの核となる部門横断組織を作る
部門横断組織とは、部署の垣根を越えて構成されるチームのことです。部門横断組織を作ることで、より多くの視点や協力体制が得られるのはもちろん、コミュニケーションが円滑になることで進行もスムーズになり、建設的なアイディアの創出にもつながります。
役職者だけではなく、実際に業務を推進するメンバー、活用する部門を中心に選ぶことで、ショールームをどういった目的でどう活用するか、運用面も含めたリアルな視点でプロジェクトを進行できます。
たとえば、総務部門だけでショールーム制作プロジェクトを進めてしまうと、営業部門や企画・開発部門など実際にショールームを活用するメンバーの視点が不足し、使いづらいショールームになってしまうことがあるので、注意しましょう。
②社内他部署の巻き込みを積極的に行う
部門横断組織を作るだけではなく、社内他部署を巻き込んだチームビルディングを積極的に行いましょう。プロジェクトが佳境になると、情シスなどバックオフィスとの連携が不可欠になるため、積極的な巻き込みを行うことでトラブルを避けられます。
社内で顔が広いメンバーがリーダーポジションに立つことで、社内他部署の巻き込みがしやすくなり、プロジェクトの進行も円滑になります。また、他部署との意思疎通をスムーズに行うために、最終決定権を持つ経営層や役職者と目線合わせをしておきましょう。
■ショールームの新設・改修プロジェクトにおける社内体制構築のイメージ
チームメンバーへの連絡の抜け漏れがないように、プロジェクトの関係者を事前に確認し、把握しましょう。最終決済者への承認プロセスを確認しておくことも重要です。
また、プロジェクトにおける社内体制を構築する際、事業部だけではなく、情シスなどバックオフィスもチームに含まれます。どのような部署がどう関わるのかをまとめておくと便利です。
その際、社内だけでなく社外パートナーも含めた体制が一目でわかるようにしましょう。たとえば、体制が整っているかをチェックできるように、以下のような図を作成できると理想的です。
■プロジェクトのチームビルディングにおけるメンバー選定後にやっておくべき4つのこと
プロジェクトのチームビルディングにおけるメンバー選定後にやっておくべきこととして、以下が主に挙げられます。
- 施設の目的・役割を整理する
- 自社のリソースを洗い出して確認する
- 他社ショールーム・オフィスの情報収集を行う
- 外部パートナーへ壁打ちを依頼する
いずれも必須でやっておくべきことなので、1つずつ確認して実行しましょう。
①施設の目的・役割を整理する
新設/リニューアルする場所の目的や役割について、メンバー内で話し合って整理する機会を設けましょう。社内ワークショップなどを通じて、全員で施設の目的・役割に関して理解を深められると、理想的です。
また、施設の使用者となる関係部署やメンバーから、使用イメージや取り入れたい事項について意見を集めましょう。集めた意見については、提案依頼書にあたる「RFP」にまとめて要件を可視化しておくと、関係者全員でプロジェクトの概要を把握しやすくなります。
RFPに関しては「ショールーム制作を依頼するにあたって必須のRFPとは？」の記事で詳しく解説しているので、併せてご参考にしてみてください。
②自社のリソースを洗い出して確認する
ショールームのプロジェクトを進めるにあたって、自社のリソースを確認しておきましょう。
ここでいうリソースとは製品・サービス・コンテンツのほか、技術、人的資本などを指します。
また、リソースの中には、R&D活動（研究開発活動）やプロトタイプなども含まれます。自社のリソースを整理しておくことで、ショールームで訴求・展示すべき要素をまとめやすくなります。
③他社ショールーム・オフィスの情報収集を行う
競合企業や、別業界の注目企業が保有する類似した目的を持つ施設、話題の施設などを見学することで、目指すべきショールームを考える際の参考になります。自社内だけでアイデアを考えていると煮詰まる可能性があるので、積極的にリサーチを行いましょう。
また、Pinterestなどの画像収集サイトで、他社ショールーム・オフィスに関する参考写真を集めておくと、メンバー間の認識のすり合わせがしやすくなります。施設を直接見学しに行く時間がない場合は、画像収集サイトを活用して情報を集めましょう。
④外部パートナーへ壁打ちを依頼する
ショールームのプロジェクトが動き出す段階で、外部パートナーに目的・課題・方向性についての壁打ちを依頼するのも1つの手段です。まずは外部パートナーとラフなディスカッションをすると、新たなやり方やアイデアが見えてきます。例として、外部パートナーへの壁打ちには、以下のようなメリットが挙げられます。
● ショールーム新設・改修の背景から、状況・情報を整理
● 目的の設定から、目的達成に向けたコンセプトメイクのアドバイス
● 実績や実例を交えての、最終アウトプットのイメージ擦り合わせ
自社メンバーだけだとどうしても悩んでしまうことが多い場合は、外部パートナーと壁打ちをして、初動を円滑にしましょう。
■ショールームの新設・改修プロジェクトにおけるチームビルディングで、よくある3つの失敗例
ショールーム制作プロジェクトにおけるチームビルディングでよくある3つの失敗例として、以下をピックアップしました。
- 部をまたぐ決裁者の巻き込みが不足している
- 中長期的なプロジェクトの推進メンバーが不足している
- 承認プロセスが不明確なままチームビルディングをしてしまう
いずれも、チームビルディングを行う際に発生しやすい失敗例なので、事前に意識しておきましょう。
①部をまたぐ決裁者の巻き込みが不足している
全社プロジェクトにおいては、部門間の調整業務を円滑に進めることが重要です。巻き込みが足りないと、関係者間の意思疎通が取りづらくなり、計画をスムーズに進められないので注意が必要です。
部課長クラスだけではなく、上層部や役員クラスなど部をまたぐ決裁者をあらかじめ巻き込んでおくとスムーズに部門間の調整が進むでしょう。
②中長期的なプロジェクトの推進メンバーが不足している
期ごとの組織編制によってプロジェクトメンバーが他部門へ異動し分散した結果、メンバーが足りなくなり実質的には解散となってしまうケースが想定されます。また、解散までは至らなくともメンバーが減ってしまうことで業務負荷が増大し、モチベーションに悪影響を与える可能性も否めません。
対策として、組織編制の影響を受けづらい部門や社員が中枢を担っておくことで、連携を取りやすくなります。中枢を担う部門や社員の特性、リソースなどを事前に把握してからチームビルディングを進めましょう。
③承認プロセスが不明確なままチームビルディングをしてしまう
ショールームの新設・改修には大きな予算が動く事業であり、市場や経営状態の影響を受けて、予算縮小や凍結が起こるケースは珍しくありません。メンバーだけで回避することは難しいので、状況が変化した場合の行動について、あらかじめ承認プロセスを把握しておき、決裁者と意思を共有しておくと経営状態の変動の影響を最小限に抑えられます。
もし、予算に変動が生じた場合は、優先度の高い部分を先に進め、段階的にプロジェクトを進めることで、変化に応じた柔軟な対応が可能です。
■まとめ
ショールームの新設・改修プロジェクトを成功させるためには、チームビルディングが重要です。必要なメンバーをうまく巻き込むことで、計画がスムーズに進めやすくなるだけではなく、参加メンバーのモチベーション向上も期待できます。
本記事で紹介したショールームの新設・改修プロジェクトを成功させるチームビルディングのコツを参考に、自社でも取り組んでいただけますと幸いです。
当社では、以下のリンクでショールーム・企業ミュージアムプロジェクトに関するホワイトペーパーを配布しています。予算の組み方、チームビルディングのコツなど多くの役立つノウハウが凝縮されている資料です。
また、本記事には載っていない企業サポート事例、要件定義に必要なRFPのテンプレートなども記載しているので、併せて参考にしてみてください。
